Electronic Data Interchange: cos’è un sistema EDI?

Basta carta, la tecnologia avanza anche nel settore commerciale: grazie al sistema EDI (electronic data interchange) anche la comunicazione tra tutti gli attori della supply chain diventa più fluida e innovativa. Se hai bisogno di digitalizzare lo scambio di fatture, bolle, ordini e documenti di trasporto, il sistema EDI è un valido alleato per le aziende che lavorano nell’ambito delle spedizioni. Ma di cosa si tratta, come funziona e quali sono i vantaggi che potrebbe apportare alla tua attività? Continua a leggere e ti forniremo tutte le informazioni utili.

 

Cosa significa electronic data interchange?

EDI -acronimo di Electronic Data Interchange– è un sistema elettronico che consente lo scambio di dati standardizzati, automatizzando i processi di comunicazione interaziendale. In un mondo sempre più digital, infatti, il commercio oltre a digitalizzare le attività di compravendita deve anche rendere più efficienti tutte le attività a esso connesse, come lo scambio di informazioni e documenti. È proprio in questo contesto che il sistema EDI si sta sempre più consolidando.

Grazie a questa tecnologia piccole e grandi aziende possono condividere con clienti e/o fornitori, in modo immediato e dematerializzato, una vasta gamma di informazioni tra cui:

• Ordini di acquisto
• Fatture
• Bolle
• Documenti di trasporto
• Conferme di pagamento
• Inventari
• Richieste di preventivi.

Ecco che l’EDI assume un ruolo chiave all’interno della supply chain, rendendo la comunicazione più veloce, sicura e al passo con la digitalizzazione del settore.

 

Come funziona il sistema EDI?

Oggi, un gran numero di aziende utilizza il sistema EDI per lo scambio di documenti commerciali. Ma come funziona questo processo? Innanzitutto, esistono due tipi di trasmissione EDI:

• Point-to-point, ossia tramite connessione internet tra due computer o sistemi;
• Value-added network (VAN), che consiste nell’utilizzo di una rete di terze parti che gestisce la trasmissione dei dati.

Alla base di entrambe queste modalità di interscambio ci sono gli standard EDI, ossia linguaggi comuni per la creazione di documenti elettronici che possono essere interpretati dai sistemi informatici di qualsiasi partner commerciale. Vediamo nel dettaglio di cosa si tratta.

Cosa sono gli standard EDI?

Gli standard EDI definiscono le regole per l’invio e l’interpretazione delle varie transazioni commerciali, come l’ordine di presentazione delle informazioni e i dati obbligatori da inserire. Si tratta quindi del linguaggio standardizzato che deve essere usato per generare i documenti da scambiare tra i soggetti coinvolti.

Esistono diversi tipi di standard EDI, dai più generici e diffusi a quelli più specifici, utilizzati per particolari aziende. Tra quelli più comuni ci sono:

• ANSI ASC X12, diffuso in Canada e negli USA;
• ODETTE, utilizzato principalmente in Europa per il settore automobilistico;
• TRADACOMS, predominante della distribuzione inglese;
• UBL, lo standard utilizzato dalle PA europee.

 

I vantaggi dell’electronic data interchange

Il sistema EDI è un valido alleato nella gestione delle attività commerciali, in quanto l’automatizzazione dello scambio di documenti apporta una vasta gamma di vantaggi alle aziende:

• Elevato risparmio dei tempi;
• Riduzione dei costi di gestione fino al 90%;
• Riallocazione delle risorse umane in attività che non siano time-spending;
• Ottimizzazione dei reparti commerciali e amministrativi;
• Riduzione degli errori e maggiore sicurezza;
• Allineamento in tempo reale della situazione commerciale tra partner.

L’utilizzo del sistema EDI è sempre più diffuso, soprattutto da parte delle aziende che sviluppano un elevato numero di transazioni periodiche con diversi partner commerciali. Per questo anche noi di C.T.I. International Forwarder abbiamo adottato questa tecnologia, in modo da essere sempre aggiornati sulle innovazioni tecnologiche legate al nostro settore.