ICS2 è il sistema europeo di controllo anticipato delle merci in ingresso o in transito nel territorio doganale dell’Unione europea, progressivamente entrato in vigore e oggi operativo per tutte le modalità di trasporto. Per chi opera nella logistica internazionale, oltre all’invio di una dichiarazione, parliamo di qualità del dato, di coordinamento tra attori della supply chain e, soprattutto, di prevenzione delle criticità prima dell’arrivo del carico. In questo articolo approfondiremo le principali implicazioni del sistema per aziende e operatori coinvolti nelle spedizioni.
Che cos’è la procedura ICS2?
Iniziamo fornendo una panoramica sul tema. Il sistema ICS2 ruota attorno alla trasmissione della Entry Summary Declaration, ossia la dichiarazione sommaria di entrata ENS. Attraverso l’ENS, gli operatori economici comunicano alle autorità doganali i dati safety and security relativi alle merci trasportate verso o attraverso l’UE prima del loro arrivo. In altre parole, ICS2 consente alle autorità doganali di analizzare il rischio prima che la merce raggiunga fisicamente il primo punto di ingresso.
ICS2 va distinto dallo sdoganamento import. Il sistema interviene nella fase pre-arrivo e non sostituisce la dichiarazione doganale di importazione. Tuttavia, una ENS incompleta o incoerente può generare richieste di integrazione, risk mitigating referrals, ritardi nel processo di entrata o, a seconda della normativa applicabile, sanzioni amministrative. Perciò, pur essendo una procedura di sicurezza preventiva, ICS2 può condizionare la fluidità dell’intero processo logistico.
L’implementazione è avvenuta per fasi. Prima, il sistema ha interessato i flussi postali ed express aerei nel 2021. Poi, dal 2023, è stato esteso all’air cargo. Infine, con la Release 3, ha coinvolto anche trasporto marittimo, vie navigabili interne, strada e ferrovia. Per il settore container, il passaggio centrale è stato il 3 giugno 2024, con l’avvio della fase marittima. Dal 1° aprile 2025, gli obblighi sono stati estesi anche ai vettori road e rail.
Chi deve presentare la dichiarazione ENS in ICS2?
Il perimetro degli obblighi coinvolge gli operatori economici che introducono merci nell’UE o le fanno transitare attraverso il territorio doganale europeo. In particolare, rientrano vettori marittimi, aerei, ferroviari e stradali, operatori postali, corrieri espresso, freight forwarder, NVOCC e altri logistics provider. In determinate circostanze, anche i destinatari finali stabiliti nell’UE possono essere chiamati a trasmettere dati ENS.
Per le aziende importatrici, questo passaggio è particolarmente rilevante. Anche quando il filing viene gestito da un vettore o da uno spedizioniere, l’importatore resta parte essenziale del processo informativo. Se il fornitore extra UE invia descrizioni merce generiche, codici non coerenti o dati commerciali incompleti, il rischio operativo può ricadere sull’intera spedizione.
Nel trasporto containerizzato, la ripartizione delle responsabilità dipende dal modello di filing. Nel single filing, un solo soggetto presenta una ENS completa. Nel multiple filing, invece, più attori contribuiscono alla dichiarazione. Per esempio, il carrier può trasmettere i dati master, mentre un freight forwarder o un NVOCC può occuparsi dei dati house. Però, questo modello funziona solo se le responsabilità sono definite prima della partenza.
Quali dati servono per la procedura ICS2?
La completezza della ENS dipende dalla disponibilità di informazioni coerenti con il modo di trasporto e con il modello operativo applicabile. In particolare, diventano centrali codice EORI, descrizione merce, codici HS, parti coinvolte, routing, riferimenti commerciali e coerenza tra livello master e house. Inoltre, gli operatori che si connettono direttamente a ICS2 devono disporre di processi IT adeguati e completare il self-conformance test obbligatorio.
Il tema più delicato resta la qualità del dato. Nel 2026, la Commissione europea ha pubblicato una lista aggiornata di stop words, in vigore dal 4 maggio 2026, per contrastare descrizioni troppo generiche. Ad esempio, termini come “parts”, “accessories”, “samples” o formule equivalenti possono risultare insufficienti se non chiariscono natura, funzione, materiale o destinazione d’uso della merce.
Questo evidenzia un cambio di approccio: ICS2 non verifica soltanto che un campo sia compilato, ma che l’informazione sia utile all’analisi del rischio. Allo stesso tempo, le informazioni devono essere inserite nei campi corretti dei sistemi di spedizione o dei tool utilizzati per il filing, non soltanto riportate nella fattura commerciale. Nei traffici LCL, nei groupage e nelle spedizioni con più house bill of lading, il presidio deve quindi iniziare prima del consolidamento.
ICS2 e spedizioni internazionali: gli impatti operativi
Nel container shipping, il baricentro della compliance si sposta verso le fasi iniziali del processo logistico. Prima, booking, shipping instruction, raccolta documentale e interfaccia con il fornitore devono essere allineati con le esigenze ENS. Dopodiché, occorre verificare che le informazioni siano complete, utilizzabili e coerenti con il filing previsto. Non basta ricevere fattura commerciale e packing list quando il container è già prossimo alla partenza.
Questo vale specialmente nei traffici multimodali. Per quanto riguarda questi scenari, un container può entrare via mare e proseguire su ferrovia o strada, oppure essere gestito con procedure di transito. In più, in diversi flussi operativi il perimetro ICS2 può coinvolgere anche merci dirette o in transito attraverso Irlanda del Nord, Norvegia e Svizzera. Di conseguenza, la conformità va valutata considerando Paese di primo ingresso, modo di trasporto, ruolo dei diversi soggetti e integrazione con eventuali procedure NCTS.
Per gli operatori più strutturati, ICS2 può diventare un elemento di efficienza. Grazie a processi dati più solidi si riducono correzioni tardive, disallineamenti tra carrier e forwarder e rischi di blocco al confine. Al contrario, una gestione frammentata può generare costi accessori, perdita di controllo sul transit time e maggiore complessità nella relazione con clienti e autorità.
Come prepararsi a una gestione ICS2 più efficace
Il primo passaggio è costruire procedure condivise tra reparti interni e partner esterni. Per iniziare, acquisti, ufficio doganale, operations, IT, fornitori extra UE e spedizionieri devono lavorare su standard comuni, specialmente per descrizioni merce, codifica HS, anagrafiche e tempistiche di trasmissione dei dati. In altre parole, la compliance non può essere affrontata solo a ridosso dell’imbarco.
Per le aziende, il punto di partenza è mappare chi possiede il dato, chi lo valida e chi lo trasmette. In secondo luogo, è utile definire controlli preventivi sulle informazioni critiche e istruzioni chiare ai fornitori, così da evitare che il problema emerga quando il container è già in viaggio. Oltretutto, la preparazione non dovrebbe limitarsi all’adeguamento dei sistemi IT: formazione del personale e istruzioni operative ai partner sono parte integrante della conformità.
Per concludere, ICS2 conferma che la competitività nelle spedizioni internazionali dipende sempre più dalla qualità dell’informazione, oltre che dalla capacità di movimentare la merce. Le aziende che lavorano con traffici container verso l’Europa dovrebbero valutare processi, ruoli e flussi dati prima che emergano criticità operative. Per approfondire l’impatto di ICS2 sui vostri flussi import e impostare procedure conformi, vi incoraggiamo a contattare CTI e richiedere una consulenza personalizzata.
